Марина Чех, cтарший специалист по кадровому администрированию Intercomp 07. «Бухгалтерские вести» Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей. Марина Чех, cтарший специалист по кадровому администрированию Intercomp Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 01. Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию предприятие отраслевым нормативным актом. К примеру: Приказ Роспотребнадзора от 16. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30. Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией управляющей компанией. В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также при положительном решении — на какие категории работников следует вести личные дела. Как правило, это регулируется локальными нормативными актами например. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте и к ним обеспечен оперативный доступ. Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников и специалистов. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору. На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки вахтеры, дворники, уборщицы и т. Состав личного дела Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Перечень документов, входящих в Личное дело, может определяться локальным нормативным актами организации например, Инструкцией по кадровому делопроизводству. Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся: внутренняя опись документов дела; личный листок по учету кадров и дополнение к нему; анкета автобиография ; паспортные данные копии ; ИНН копия ; СНИЛС копия ; документы об образовании копии ; свидетельства, справки копии ; документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных; фотографии; характеристики и рекомендательные письма; заявление о приеме на работу; документы об утверждении в должности копии или выпискив том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; приказ о приеме на работу копия ; трудовой договор, должностные инструкции копии ; приказов по личному составу, касающиеся данного работника копии ; дополнительные соглашения копии ; аттестационные документы; документы о награждении, наложении взысканий копии ; другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным; заявления об увольнении, приказ копии. Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления документов, содержит сведения о порядковых номерах документов, их номерах, наименовании и количестве листов дела. Поскольку документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, первыми во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при найме сотрудника, и далее — по их поступлении в кадровую службу См Приложение 1. Итого 36 тридцать шесть документов Количество листов внутренней описи 3 три. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. Здесь, на наш взгляд, в виду современной строгости к обеспечению безопасности персональных данных целесообразно включить в дело также Согласие работника на обработку его персональных данных или его копию. Дата, месяц, год рождения Внесение в бухгалтерские информационные системы Оператора Для публичного поздравления с днем рождения, с юбилеями …. Паспортные данные Для отражения этой информации в кадровых документах, в частности личной карточки работника Т-2 Внесение в бухгалтерские информационные системы Оператора Семейное положение Для отражения этой информации в кадровых документах, в частности личной карточки работника Т-2 Для предоставления данной информации в военные комиссариаты в случае если Вы являетесь военнообязанным лицом Для предоставления льгот, установленных действующими нормами законодательства, например при сокращении численности и других кадровых процедурах Для предоставления льгот и гарантий, предусмотренных коллективным договором …. Учебные заведения, в которых работник учился и периодов учебы Для отражения этой информации в кадровых документах, в частности личной карточки работника Т-2 Для включения Вас в кадровый резерв …. Знание иностранных языков каких и степень знания Для отражения этой информации в кадровых документах, в частности личной карточки работника Т-2 Для включения Вас в кадровый резерв исходя из имеющихся знаний иностранных языков Для предложения работнику перевода, соответствующего его квалификации, в случаях установленных действующим трудовым законодательством …. Адрес места прописки Для отражения этой информации в кадровых документах, в частности личной карточки работника Т-2 Для отправки Вам официальных уведомлений корреспонденции от работодателя … Фактический адрес места жительства Для отправки официальных уведомлений корреспонденции от работодателя Для отражения этой информации в кадровых документах, в частности личной карточки работника Т-2 Для случаев экстренной связи с лицами, проживающими совместно с Вами в чрезвычайных случаях …. Контактные телефоны Для случаев экстренной связи с Вами … …… Персональные данные работника могут быть переданы на русском языке следующим образом: - в печатном виде; - в виде копий документов; - в электронном виде. Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. По хронологическому принципу, по мере появления документов, в процессе трудовой деятельности личное дело пополняется новыми сведениями, характеризующими трудовую деятельность работника например, аттестационный лист. В завершение личного дела подшивается копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа. Требования к формированию личного дела Приступив к формированию личного дела, следует помнить о следующих основных требованиях: Не включать в личное дело одновременно документы постоянного и временного хранения; Мы бы не рекомендовали вообще включать в Личное дело оригиналы документов постоянного хранения. Включение в состав дела копии, например, Приказов по личному составу или Трудового договора лишит работодателя необходимости хранить дело уволенного работника после прекращения с ним трудовых отношений. Не включать в дело более одного экземпляра каждого документа; Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см; Приложения к документам положения, инструкции, утвержденныенезависимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Защита персональных данных Федеральный закон «О персональных данных» обеспечивает защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиту прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Согласно Закону работодатель и его представители при обработке персональных данных работника: не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия; при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Российской Федерации, настоящим Кодексом иными федеральными законами; обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; все персональные данные работника следует получать у него. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Хранение личного дела Хранение и учет личных дел организуется, в первую очередь, с учетом удобства в обращении с ними: быстрого и безошибочного поиска личных дел, и, конечно, обеспечения их надлежащей сохранности, конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. По этой причине Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел. Личные дела рекомендуется хранить в сейфах шкафахрасполагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа шкафа могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов: по порядку номеров; в прямом алфавитном порядке; по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке. В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В этом случае в начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных работников рекомендуется передавать на хранение в архив. Альтернативным вариантом предлагаем выдавать копии документов, содержащие персональные данные работника, хранящиеся в личном деле на момент увольнения, работникам на руки в последний день их работы. Это освободит Вас от ответственности за обеспечение сохранности и неприкосновенности личных данных работника и позволит избежать излишнего бумажного накопления. Принимая во внимание важность передаваемых данных, рекомендуем завести журнал, в котором работник будет расписываться в получении на руки документов, содержащих его персональные данные См.

Смотрите также: